Spécialiste de la paie

Salaire moyen Spécialiste de la paie

Payroll Spezialist

Ein Payroll Spezialist ist kein Salärbuchhalter im herkömmlichen Sinne. Ein Payroll Spezialist führt die Personalverrechnungsabteilung einer grösseren Firma. Dabei handelt es sich gewöhnlich um Betriebe mit zwanzig Mitarbeitern bis hin zu mehreren tausend Mitarbeitern. Dementsprechend vielschichtig ist das geforderte Wissen eines Payroll Spezialisten. In diesem Artikel wird durchgehend das Pronomen er und die Bezeichnung Payroll Spezialist verwendet, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.

Was genau macht ein Payroll Spezialist?

Auf der untersten Ebene geht es natürlich um die korrekte Ausbezahlung von Lohn und Gehalt. Aber nicht nur. Diese Bereiche fallen ebenso in sein Aufgabengebiet:

• Analyse von diversen Arbeitsverhältnissen (ausländische Mitarbeiter, Grenzgänger, Teilzeitkräfte, Praktikanten)
• Feststellung der korrekten Steuer- und Sozialversicherungsunterstellung
• Führung der Schattenlohnbuchaltung
• An- und Abmeldung von Mitarbeitern
• Sachverständiger für Pensionskasse (AHV)
• Sachverständiger für Arbeitsrecht
• Sachverständiger für Sozialversicherungsrecht
• Analysiert steuerpflichtige und nicht-steuerpflichtige Komponenten der Lohnverrechnung

Die rechtlichen Fachgebiete für einen Payroll Spezialisten

Was einen Payroll Spezialisten von einem gewöhnlichen Salärbuchhalter unterscheidet, ist seine Kompetenz in rechtlichen Bereichen. Er ist der Ansprechpartner für Mitarbeiter, Management, HR-Abteilung, aber auch Behörden und Institute in Bezug auf:

• Sozialversicherungsrecht
• Arbeitsrecht
• Quellensteuerrecht

Beim Arbeitsrecht geht es um die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Die Bandbreite ist weit: Anmeldungen und Ummeldungen, Arbeitszeitgesetz, Probezeit, Überstunden, Kündigung und Mutterschutz sind nur einige Bereiche des Arbeitsrechts. Der Payroll Spezialist ist verantwortlich für die Einhaltung der kantonalen, nationalen und internationalen Gesetze.

Die Sozialversicherungen umfassen Pensionskasse (AHV), Unfallversicherung (UV), Krankenversicherung (KV), berufliche Vorsorge (BVG), Mutterschaftsversicherung (MV), Erwerbsersatzordnung (EO) und Arbeitslosenversicherung (AVL). Der Payroll Spezialist ist verantwortlich für die korrekte Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge, zusätzlich firmeninterner Zulagen und Abzüge.

In Zeiten der Globalisierung ist die Analyse von multinationalen Arbeitsverhältnissen ein grosser Bestandteil der Arbeit im Bereich Payroll. Dazu zählt die korrekte An- und Abmeldung aller Arbeitgeber (Schweizer und Grenzgänger) und der unter Umständen notwendigen Schattenbuchhaltung bei einigen Arbeitskräften. Der Payroll Spezialist übernimmt ausserdem die Korrespondenz mit allen Sozialversicherungen und muss sich über alle Erneuerungen im Sozialversicherungsrecht auf dem Laufenden halten.

Darüber hinaus muss ein Payroll Spezialist die eigenen Firmenrichtlinien kennen, die jeweiligen Gesetze des Kantons und – wenn die Firma international tätig ist – internationale Bestimmungen. Denn bei Bereichen wie z. B. Mutterschutz können sehr unterschiedliche Gesetze und Richtlinien aufeinandertreffen, abhängig davon, in welchem Kanton sich eine Firma befindet und welche Firmenrichtlinien zu befolgen sind.

Er ist des Weiteren zuständig für die korrekte Übermittlung der Quellensteuer. Die Quellensteuer ist ein von Kanton zu Kanton unterschiedlicher Steuersatz. Konflikte im Bereich Quellensteuer (aber nicht nur in diesem Bereich) können entstehen, wenn Arbeitsort und Wohnort unterschiedlich sind, besonders wenn der Arbeitnehmer im Ausland tätig oder wohnhaft ist.

Er ist als Rechtsexperte Ansprechpartner für das HR-Department sowie das Management, aber auch für Mitarbeiter.

Weitere Fachbereiche im Bereich Payroll

Zusätzlich zu den oben genannten rechtlichen Bereichen muss ein Payroll Spezialist auch in diesen Fachgebieten bewandert sein:

• Statistik
• Management
• Kompetenter Umgang mit betriebswirtschaftlichen Softwareprogrammen
• Human Capital Management (HCM)
• Salärbuchhaltung
• Schattenlohnbuchhaltung

Statistik

In jeder Firma ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Besonders bei Firmen mit mehreren hundert Mitarbeitern. In welchem Zeitraum werden welche Mitarbeiter wie oft und wie lange krank? Wie schnell nach dem Einstieg kündigen Mitarbeiter wieder? Wie viele Mitarbeiter werden in den nächsten Jahren in Pension gehen? Wie viele neue Mitarbeiter werden aufgrund dieser Pensionierungen benötigt? Nur in der Payroll-Abteilung und HR-Abteilungen ist die Gesamtheit dieser Informationen zugänglich. Deshalb wird ein gewisses Knowhow in Statistik vorausgesetzt.

Management

Payroll Spezialisten sind Manager einer oft grossen Abteilung. Es bedarf aber nicht nur der kompetenten Führung der eigenen Abteilung, sondern auch der Interaktion mit anderen Abteilungsleitern, der Führungsetage und (abhängig von der Grösse der Firma) den Mitarbeitern. Zusätzlich ist ein Payroll Spezialist oft verantwortlich für die korrekte Analyse von Daten und deren Bedeutung für die Firma.

Kompetenter Umgang mit Softwareprogrammen

Egal ob Zeitmanagementtools oder betriebswirtschaftliche Standardsoftware wie SAP – ein Payroll Spezialist benötigt Erfahrung im Umgang mit diesen Programmen. Besonders mit SAP.

SAP ist die bekannteste betriebswirtschaftliche Standardsoftware auf der Welt. Mithilfe dieser Software können sämtliche Geschäftsprozesse koordiniert und abgewickelt werden. Das bedeutet Buchführung, Controlling, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung und Personalwesen werden über SAP gesteuert. Da das Personalwesen mit allen Abteilungen vernetzt ist, sind ausgezeichnete SAP-Kenntnisse oft zwingend erforderlich. Mittels SAP können z. B. Unfall- und Absenzmeldungen (UKA) automatisch verarbeitet werden.

Human Capital Management (HCM)

Human Capital Management wird gelegentlich auch Personalwirtschaft genannt. Dabei geht es zum einen um ein Konzept und zum anderen um ein Softwareprogramm. Das Konzept umfasst die Verwaltung, Rekrutierung, Entwicklung und Optimierung von Arbeitern innerhalb einer Organisation. Mitarbeiter werden als Vermögenswerte gesehen. Das bedeutet in der Praxis: Firmen suchen bewusst nach den besten Mitarbeitern und sind bereit, hohe Summen in sie zu investieren.

Die Werbung neuer Mitarbeitern ist kosten- und zeitintensiv. Firmen sparen enorm viel Ressourcen, wenn sie kompetente Mitarbeiter über einen langen Zeitraum halten können. Payroll ist eine Zweigstelle vieler Abteilungen. Die statistische Auswertung relevanter Informationen ist deshalb oft die Basis eines HCM-Managements.

In vielen Firmen ist HCM gleichbedeutend mit der Personalabteilung, gelegentlich auch der HR-Abteilung. HCM-Suiten werden oft als Komponenten von Personalinformationssystemen (PIS) verkauft.

Salärbuchhaltung

Der Payroll Spezialist ist verantwortlich für die Salärbuchhaltung. Dabei handelt es sich um Abrechnung von Lohn und Gehalt. Abzüge und Zulagen werden errechnet, Kranken- oder Unfalltaggeld wird, wenn nötig, ausbezahlt. Ausserdem ist die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Informationen für den Lohnausweis zu beachten.

Die Abwicklung der Abrechnungen in die Pensionskasse (AHV), die Abgaben für andere Sozialversicherungen, die Quellensteuer sowie firmeneigene Abzüge und Zulagen müssen monatlich neu berechnet werden. Zusätzlich muss der Payroll Spezialist sich über Neuerungen im Sozial- und Arbeitsrecht informieren und diese in der Lohnbuchhaltung implementieren.

Zur Salärbuchhaltung gehören natürlich auch die Jahresendarbeiten. Wiederkehrende und neue Bestandteile der Salärbuchhaltung müssen jährlich neu und korrekt bewertet, vergütet und korrekt besteuert werden. Außerdem muss eine regelmässige Kontoabstimmung mit der Betriebsbuchhaltung vorgenommen werden. Letztlich gehört auch das interne Kontrollsystem (IKS) in den Bereich Payroll.

Schattenlohnbuchhaltung

Die Schattenbuchhaltung kommt zum Tragen, wenn ein Mitarbeiter in mehr als einem Land steuerpflichtig ist. Dies geschieht immer dann, wenn ein Mitarbeiter für seinen Arbeitgeber in mehr als einem Land arbeitet. Schattenlohnbuchhaltung wird in dem Einsatzland geführt, damit die dort geschuldeten Steuern korrekt berechnet und, wenn nötig, abgeführt werden. Die Abführung der endgültigen Steuern hängt vom Ausmass der Arbeitszeit in den verschiedenen Ländern und vom Wohnort des Mitarbeiters ab.

Ausbildung zum Payroll Spezialisten

Der Ausbildungsweg beginnt gewöhnlich mit einer kaufmännischen Ausbildung. Auf dieser Grundausbildung fussen alle weiteren relevanten Fortbildungen. Bevor die Ausbildung begonnen werden kann, braucht es nämlich ein Grundlagenverständnis im Bereich HR-Management, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht und Salärbuchhaltung.

Die KV Business School in Zürich ist ein Anbieter für den Zertifikatskurs Payroll Spezialist. Die Ausbildung dauert 1 Semester und ist berufsbegleitend. In der Praxis arbeiten die meisten für diesen Berufszweig sich Interessierenten zuerst jahrelang für eine Firma im Bereich Personalwesen oder in der Salärbuchhaltung, bevor sie eine Ausbildung zum Payroll Spezialisten beginnen.

Nach erfolgreichem Abschluss besteht die Möglichkeit einer Weiterbildung als Sozialversicherungsfachmann/-frau oder HR-Fachmann/-frau.