Chef de service

Salaire moyen Chef de service

Berufsbeschrieb Abteilungsleiter

Als Abteilungsleiter oder Abteilungsleiterin wird eine Führungskraft bezeichnet, die die Organisationseinheit Abteilung führt und leitet. Leiter einer Abteilung bilden die Schnittstelle zur nächsthöher gestellten Ebene der Organisationshierarchie. Diese sind in der Regel Abteilungsressort-, Bereichs-, oder Gesamtabteilungsleiter.

Allgemein

Abteilungsleitende führen eine Abteilung, indem sie die strategische Richtung in Absprache mit den übergeordneten Organisationsebenen erarbeitet und vorgibt. Im Tagesgeschäft muss für einen möglichst reibungslosen Tagesablauf gesorgt werden. Auch die personelle Besetzung und Organisation obliegt der Abteilungsleitung. Die Aufgaben der Abteilungsleitung sind in der sogenannten Stellenbeschreibung festgehalten. Diese umfasst in der Regel die fachlich-organisatorische, strategische und personelle Führung der Organisationseinheit Abteilung. Konkret fallen darunter zum Beispiel der Informationsfluss mit anderen Abteilungen, die Koordination von Tagesgeschäft und die Schnittstelle zum direkten Vorgesetzten, sowie zur Geschäftsleitung.

Voraussetzungen

Um eine Abteilung leiten zu können, sollte eine fachliche Ausbildung entsprechend der Abteilungsausrichtung vorliegen. Viele Organisationseinheiten haben die Abteilungen Verkauf/Vertrieb, Einkauf, Personal, Produktion, Qualitätssicherung und viele andere. Um eine solche Abteilung führen zu können müssen entsprechende Fachkenntnisse vorliegen. Häufig ist die Abteilungsleitung aber auch mit Absolventen der Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre oder mit Juristen besetzt. Auch Kenntnisse in den Bereichen Rechnungs- und Finanzwesen sind Grundlage und oft Voraussetzung für die Leitung von Abteilungen. Weiterhin sind Weiterbildungen in Personalführung und ein ausgeprägtes betriebliches Fachwissen sinnvolle Qualifikationen für die Leitung einer Abteilung. Neben einer entsprechenden fachlichen Qualifikation sollten Abteilungsleitende ein ausgeprägtes Organisationstalent mitbringen. Neben der Organisation des Tagesgeschäfts müssen auch kurz- und langfristige Projekte umgesetzt und auf plötzliche Ereignisse reagiert werden. Dabei ist die Fähigkeit zu delegieren unabdingbar. Auch sind Kenntnisse über Change-Management sowie der Fähigkeit Veränderungen umzusetzen für die Leitung von Abteilungen von Vorteil. Gerade persönliche und soziale Kompetenzen spielen eine entscheidende Rolle für die Bewältigung der täglichen Arbeit der Abteilungsleitung. Wie alle Leitungsebenen einer Organisation sollte auch diese Position von Menschen mit einer ausgeprägten Persönlichkeit ausgeführt werden. Dazu gehört eine große Flexibilität, Belastbarkeit, Leistungsbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und ein ausgeprägtes Durchsetzungsvermögen. Zudem sollten ein respektvoller Umgang mit Mitarbeitern, eine entsprechende Kritikfähigkeit, Konfliktfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Motivation zu den Charaktereigenschaften einer Führungskraft gehören. Als leitender Angestellter sollten auch Kenntnisse oder eine Ausbildung in arbeitsrechtlichen Grundlagen vorliegen und regelmäßig auf dem neuesten Stand gebracht werden. Denn regelmäßig ändern sich die Gesetzgebungen und Rahmenbedingungen werden somit angepasst. Dazu gehören auch Grundlagen bei Gesundheits- und Arbeitsschutz. Als Leiter einer Abteilung haben Sie auch immer eine Verantwortung für das Wohlergehen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine Schulung in der betrieblichen Gesundheitsvorsorge lohnt sich also immer.

Aufgaben

Als leitender Angestellter ist die Mitarbeiterführung eines der Kernelemente der täglichen Arbeit. Daher sind Abteilungsleitende auch mit wesentlichen Arbeitgeberbefugnissen ausgestattet. Diese sind in der Regel Einstellungs- und Entlassungsbefugnis, Handlungsvollmachten oder Prokura sowie Generalvollmachten. Auch führen Abteilungsleitende die jährlichen Mitarbeitergespräche und sind dazu befugt, Abmahnungen zu erteilen und disziplinarische Sanktionen anzuwenden. Die strategische Führung der Abteilung, sowie die Gestaltung und Steuerung der Betriebsabläufe zählt zu den Aufgabengebieten aller Abteilungsleitenden. Die fachlichen Aufgaben von Abteilungsleitern können sich je nach Ausrichtung der Abteilung jedoch stark unterscheiden. Die Aufgaben des Tagesgeschäfts werden in Zusammenarbeit mit der nächst höheren Hierarchieebene erarbeitet und von dort regelmäßig kontrolliert und begleitet. Gemeinsam werden zudem Ziele erarbeitet, die unter der Führung des Abteilungsleiters anschließend umgesetzt werden sollen. Die Ergebnisse werden anschließend wieder an die nächsthöhere Hierarchieebene oder gar an die Geschäftsführung reportet. Um die Leistungsfähigkeit der jeweiligen Abteilung zu erhöhen, haben Abteilungsleitende auch immer die Prozesse der eigenen Abteilungsleitung im Blick und optimieren diese stetig. Dies ist natürlich nur im Dialog und Austausch mit den Mitarbeitern der gesamten Abteilung möglich. Eine der übergeordneten Aufgaben einer Führungskraft ist es immer das Team als ganzes voranzubringen und zu entwickeln. Dabei ist die Abgrenzung wichtig, welche Kompetenzen das Team hat und welche gegebenenfalls noch personell ergänzt werden müssen. Die Abteilungsleitung sollte daher klar definieren, in welchen Bereichen welches Teammitglied einen entsprechenden Entwicklungsbedarf hat und wie die entsprechenden Kompetenzen erlangt werden können. Die Abteilungsleitung, aber auch die Teammitglieder, können jederzeit neue Ideen präsentieren und Vorschläge machen, was von vielen Führungskräften auch erwartet und gefördert wird. Nur so kann den Abteilungsmitgliedern das entsprechende Vertrauen entgegengebracht und die Arbeit entsprechend wertgeschätzt werden.

Karrieremöglichkeiten

Leiter von Abteilungen haben schon die ersten Schritte in Richtung des Top-Managements geschafft. Wer seiner Linie treu bleibt und sich weiterhin durch gute Arbeit auszeichnet, die das Unternehmen voranbringt, kann es auf der nächsten Stufe auf der Hierarchieebene schaffen. Einen festen Karrierefahrplan für Abteilungsleiter gibt es jedoch normalerweise nicht. Meist wird die nächsthöhere Stelle mit Fachkräften besetzt, die sich in einer besonderen Weise profiliert haben. Das Top-Management traut ihnen den nächsten Schritt auf der Karriereleiter zu und beauftragt sie daher mit der Leitung der Abteilung. Ähnlich verhält es sich mit weiteren Aufstiegsmöglichkeiten für Abteilungsleitende. Auch hier gibt es keine vorgezeichneten oder standardisierten weiteren Karriereschritte. Die nächsthöhere Hierarchieebene ist normalerweise die Bereichsleiter- oder Gesamtabteilungsleiterebene. In dieser Ebene arbeiten zumeist Personen mit ähnlichen oder gleichen Qualifikationen und Voraussetzungen. Sie tragen in ihrem Arbeitsalltag jedoch eine ungleich höhere Verantwortung. Dies wirkt sich natürlich auch auf das Gehalt aus. Der Lohn der Bereichsleiterebene ist in der Regel signifikant höher. Der natürliche Weg auf der Karriereleiter ist also die Bereichsleiterebene. Der nächste Schritt zum Bereichsleiter einer Organisation kann natürlich beschleunigt werden, indem die persönlichen Fähigkeiten weiter entwickelt werden. Dazu bieten sich eine Reihe von Fort- und Weiterbildungen an. Ein Fokus der Qualifikationsmaßnahmen sollte dabei auf die Persönlichkeitsentwicklung gelegt werden. Für Führungskräfte jeder Hierarchieebene ist es wichtig auf Mitarbeiter motivierend einzuwirken. Zusätzlich ist es als Führungskraft unerlässlich auch Aufgaben zu deligieren - keine Selbstverständlichkeit. Auch empfiehlt es sich verschiedene Methoden im Konfliktmanagement zu beherrschen. Bei der Arbeit in Teams bleiben Konflikte natürlich nicht aus und diese gilt es als Führungskraft zu lösen. Neben der Laufbahn als Führungskraft besteht auch die Möglichkeit einer Fachlaufbahn in einer Organisation. Dabei liegt der Fokus nicht auf dem Führen von Mitarbeitern, sondern auf der Erlangung von Fachkenntnissen. Die Fachlaufbahn dient in einer Organisation dabei einigen wichtigen Zwecken. Zum Einen wird die Führungslaufbahn um eine Karrieremöglichkeit, nämlich der der Fachlaufbahn erweitert. Mitarbeiter mit herausragenden fachlichen Leistungen bekommen so eine Möglichkeit sich weiterzubilden und auf diesem Wege Beachtung zu finden. Dabei haben auch Mitarbeiter mit weniger ausgeprägten Führungskompetenzen die Möglichkeit eine adäquate Laufbahn anzustreben. Somit werden Mitarbeiter angespornt und einer Abwanderung in andere Organisationen entgegengewirkt. Auf diese Art und Weise wird das Fachwissen auf weniger Personen konzentriert und diese sind im Unternehmen als Ansprechpartner bekannt und geschätzt. Zu beachten ist allerdings, dass Fachlaufbahnen in der allgemeinen Wahrnehmung und bei Lohn und Gehalt häufig eine geringere Wertschätzung erfährt. Dieser Trend ist jedoch in der Zwischenzeit gebrochen - auch Fachlaufbahnen erhalten zunehmend mehr Aufmerksamkeit. Gerade in Start-Ups und aufstrebenden Digitalunternehmen ist die Fachlaufbahn als Entwickler oder Projektmanager unentbehrlich und in der Wahrnehmung mit Führungskräften somit ebenbürtig. Dies macht sich auch auf der Gehaltsabrechnung bemerkbar, in der Fachkräfte Führungskräfte kaum noch nachstehen.