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Auslandsreisekosten

Autor: Tobias Egli / am

Auslandsreisekosten für Arbeitnehmer, Unternehmen und Selbstständige: Wie erfolgt die Abrechnung und wie hoch sind Reisekosten im Ausland?

Auslandsreisekosten entstehen, wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers ausserhalb der Schweiz aktiv ist. Auch bei Selbstständigen entstehen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit Auslandsreisekosten. All diese Ausgaben lassen sich steuerlich geltend machen. Wichtig sind die Dokumentation und eine korrekte Abrechnung.

Welche Ausgaben gehören zu den Auslandsreisekosten?

Im Zusammenhang mit Auslandsreisen entsteht eine Reihe von Unkosten und Spesen. Sie werden in verschiedene Kategorien unterteilt. Grundsätzlich gelten alle Ausgaben als Auslandsreisekosten, die direkt mit der Dienstreise im Zusammenhang stehen. Das gilt für Angestellte wie für Freelancer. Darüber hinaus sind auch die täglichen Ausgaben für die Verpflegung und Übernachtung Reisekosten, denn diese sind unvermeidbar.

Zu den Auslandsreisekosten gehören die folgenden vier Klassen von Ausgaben:

  • Fahrtkosten
  • Unterkunft
  • Verpflegungsaufwendungen
  • Reisenebenkosten

Wie hoch sind Auslandsreisekosten?

Die Höhe der Auslandsreisekosten hängt von mehreren Faktoren ab. In erster Linie ist das Zielland entscheidend. Weiterhin bestimmt die Dauer des Aufenthalts die Höhe der Auslandsreisekosten. Reisekosten werden immer pro Tag, also im 24-Stunden-Zyklus, berechnet. Beginnt eine Auslandsreise montags um zwölf Uhr und endet dienstags um neun Uhr, fallen demnach Spesen für zwei Tage an.

Es gibt zudem zwei Tagessätze für den Verpflegungsmehraufwand. Der erste Satz kommt ab einer Abwesenheit von acht Stunden zum Einsatz. Der volle Pauschbetrag kann hingegen erst ab einer vollen Abwesenheit von 24 Stunden innerhalb eines Kalendertags angerechnet werden.

Verpflegungskosten werden immer pauschal abgerechnet. Steht eine kostenfreie Verpflegung bereit, dann wird sie anteilig von der Pauschale abgezogen. Für das Frühstück sind dies 20 Prozent vom Tagessatz, für Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent.

Übernachtungskosten lassen sich nach tatsächlich entstandenen Ausgaben oder ebenfalls über Pauschalbeträge abrechnen. Gleiches gilt für die Fahrtkosten. Für den Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten sind immer originale Rechnungen notwendig.

Die Höhe der Pauschalsätze wird meist jährlich angepasst. Zudem gelten für jedes Aufenthaltsland eigene Sätze. Deshalb sollte der jeweils gültige Pauschalsatz immer auf der Webseite der eidgenössischen Steuerverwaltung kontrolliert werden.

Weitere Auslagen, die auf der Reise entstehen, werden entsprechend den realen Kosten ersetzt und verbucht. Dazu gehören zum Beispiel Ausgaben für Telefongespräche oder den Nahverkehr. Diese Kosten werden durch den Arbeitgeber entsprechend den realen Aufwendungen ersetzt. Auch Freelancer können sie über Belege abrechnen.

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