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Lohnkonto

Autor: Tobias Egli / am

Ein Lohnkonto ist essenzieller Bestandteil der Lohnbuchhaltung und gestattet die effiziente Abrechnung von Gehältern und Sozialaufwendungen.

Ein Lohnkonto muss verpflichtend von Unternehmen für jeden Angestellten geführt werden. Da die Personalabrechnung aufwendig und komplex sein kann, entscheiden sich viele Betriebe für das Outsourcing ihrer Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister. Grössere Firmen beschäftigen einen eigenen Lohnbuchhalter oder eine ganze Abteilung.

Was ist ein Lohnkonto?

Ein Lohnkonto dient der Abrechnung von Löhnen. Für jeden Angestellten muss ein eigenes Konto angelegt und fortwährend geführt werden. Alle Lohnkonten bilden zusammen die Grundlage der Lohnbuchhaltung eines Unternehmens.

Wie erfolgt die Verwaltung von Löhnen?

Die Abwicklung erfolgt mithilfe geeigneter Software, die Lohndaten zeiteffizient und mit geringer Fehlerquote erfasst. Die manuelle Entgeltabrechnung ist nur noch selten anzutreffen – etwa in der Spesenabrechnung.

Wie sieht ein Lohnkonto aus?

Das Lohnkonto unterliegt keinen besonderen Formvorschriften. Es muss jedoch fortlaufend alle essenziellen Angaben, getrennt nach Kalenderjahren, enthalten. In der Praxis wird für jeden Arbeitnehmer ein sogenanntes Stammblatt angelegt. Es führt alle steuerlich relevanten Merkmale des Arbeitnehmers auf, etwa die Anzahl der Kinder.

Die Informationen werden in Stamm- und Bewegungsdaten unterteilt. In der Anlage befinden sich zudem die Lohnabrechnungen des laufenden Kalenderjahres.

Welche Daten enthält das Stammblatt?

Stammdaten sind:

  • Name
  • Anschrift
  • Geburtsdatum
  • zuständigen kantonales Steueramt
  • Steuerfreibeträge
  • Anzahl der Kinder

Lohndaten sind:

  • Tag der Lohnzahlung
  • Abrechnungszeitraum
  • Höhe des Lohns, aufgeschlüsselt in Sach- und Barbezüge
  • aussergewöhnliche Einkünfte
  • steuerfreie Bezüge

Das Lohnkonto aus betrieblicher Sicht

Löhne sowie Rechnungen von Sozialversicherungen verbucht man als Aufwand. Die Arbeitnehmerbeiträge der Sozialversicherung zieht man vom Bruttolohn ab. Dieser wird auf das Lohnkonto des Arbeitnehmers gebucht. Die Sozialversicherungsanteile kommen als Aufwandsminderung in das entsprechende Aufwandskonto.

Was ist die Quellensteuer?

Für Schweizer Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung, aber auch für andere Beschäftigten ohne Schweizer Wohnsitz (etwa Grenzgänger) wird die Quellensteuer erhoben. Sie wird direkt vom Einkommen abgezogen und vom Arbeitgeber an die kantonale Steuerbefreiung abgeführt. Gemeinde-, Staats-, Kirchen- und direkte Bundessteuer sind meist bereits in der Quellensteuer enthalten.

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