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Lohnbelege

Autor: Tobias Egli / am

Lohnbelege für Arbeitnehmer: Was sind diese Belege, welchen Zweck erfüllen sie und welche Informationen müssen darauf vermerkt sein?

Arbeitnehmer haben ein Recht auf ordentliche Lohnbelege. Sie dienen als Entgeltabrechnung für die geleistete Arbeit. Lohnbelege sind nach dem Obligationenrecht in der Schweiz Vorschrift. Verantwortlich für die Ausstellung ist das arbeitgebende Unternehmen.

Was sind Lohnbelege?

Jeder Arbeitnehmer in der Schweiz erhält einen Lohnbeleg. Die Vorschriften rund um die Abrechnung sind in Artikel 323b, Absatz 1 OR geregelt. Hier ist festgehalten, dass der Lohnbeleg eine schriftliche Abrechnung über die geleistete Arbeit des Arbeitnehmers darstellt.

Es gibt bestimmte Formvorschriften für Lohnbelege in der Schweiz. Dies betrifft vor allem den Inhalt. Dafür gibt es Freiheit bei der Form des Belegs. Klassisch wird die Lohnabrechnung in Papierform bereitgestellt. Inzwischen sind jedoch digitale und elektronische Varianten weit verbreitet. All diese Formen erfüllen die gesetzlichen Vorschriften.

In der Regel erfolgt die Lohnabrechnung monatlich. Der Beleg wird dann ebenfalls in diesem Abrechnungsintervall erstellt. Dies ist jedoch keine gesetzliche Vorschrift und es ist möglich, davon abzuweichen.

Welche Informationen müssen auf einer Lohnabrechnung vermerkt sein?

Wichtig ist, dass der Lohnbeleg alle erforderlichen Informationen enthält. Dazu gehören insbesondere die folgenden Punkte:

  • Informationen zum Arbeitgeber
  • Name des Arbeitnehmers
  • präzise Angabe über den Zeitraum, den der Beleg abdeckt
  • Netto- und Bruttolohn
  • Informationen zu Überstunden, Ferien und weiteren Sonderzahlungen
  • Sozialversicherungsabzüge
  • Quellensteuer

Wer darf Lohnbelege erstellen?

Das Unternehmen, bei dem ein Arbeitnehmer beschäftigt ist, ist verpflichtet, die Erstellung der Belege zu organisieren. Jedoch müssen diese nicht vom Unternehmen selbst erstellt werden. Es gibt die Möglichkeit, die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister auszulagern.

Zudem ist der Arbeitgeber frei in der Art und Weise, wie er die Lohnbelege erstellt. Möglich ist es, die Abrechnungen mit Excel zu erstellen oder Vordrucke einzusetzen. Inzwischen ist Software für die Lohnabrechnung weit verbreitet, denn sie ermöglicht eine schnelle und weitestgehend automatisierte Erstellung.

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