Secrétaire

Salaire moyen Secrétaire

Description du poste de réceptionniste / secrétaire Les réceptionnistes travaillent, comme cette appellation l’indique, à la réception d’une entreprise. Leurs tâches principales ont trait à l’économie d’entreprise, au commerce et à l’organisation. Leur fonction s’exerce dans des milieux très divers allant de la réception d’un hôtel à celle du service d’urgences d’un hôpital. En quoi consiste la formation, et comment y accède-t-on ? On peut se qualifier de différentes manières pour exercer le métier de réceptionniste ou de secrétaire. Il est par exemple possible de suivre certains cours pour acquérir les connaissances théoriques requises, mais ces cours passent à côté du travail pratique. La meilleure façon d’entrer dans la profession est de suivre une formation duale de trois ans dans le domaine commercial. Les métiers qui se prêtent à la partie pratique de la formation sont les suivants :

• commerçant/employé de bureau
• commerçant d’hôtellerie
• commerçant de bureau
• assistant de bureau
• assistant en médias imprimés
• commerçant de banque

Voici ce que la formation enseigne :

• Gestion générale d’un secrétariat
• Comment coordonner les rendez-vous ?
• Comment créer des présentations ?
• Facturation
• Tenue de la correspondance
• Obtention de devis et de prix
• Communication avec les visiteurs, clients, collègues etc.
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Organisation des voyages d’affaires et calcul des frais de voyage
• Planification et exécution de projets
• Ressources humaines
• Processus commerciaux

La formation comprend généralement une partie pratique, où l’apprenti apprend les rouages du métier dans une entreprise, et une partie théorique, où il suit des cours à l’école professionnelle. Au terme de la formation, on doit passer un examen écrit et oral auprès de la Chambre de commerce et d’industrie. Pour obtenir une place d’apprentissage dans l’un des domaines ci-dessus, certaines qualités et affinités sont nécessaires, notamment :

• Un très bon sens de l’organisation
• Grande motivation
• Capacité de travailler en équipe
• Compétences en calcul
• Bonne maîtrise du langage
• Très bonnes connaissances écrites et orales en français (et éventuellement en anglais)
• Travail soigné
• Flexibilité

Quelles sont les tâches du métier ? Les tâches peuvent varier selon l’environnement de travail, mais certaines d’entre elles se retrouvent presque partout :

• Prise en charge des clients et invités
• Organisation de rendez-vous et d’événements
• Préparatifs et suivi d’entretiens
• Correspondance e-mail, parfois dans une langue étrangère (p. ex. anglais)
• Prise en charge des personnes qui appellent au téléphone
• Accueil et prise en charge des clients, invités et partenaires commerciaux
• Gestion et distribution du courrier
• Planification, organisation et réservation de voyages d’affaires
• Commande et planification d’un service traiteur
• Administration des salles de réunion et des calendriers
• Organisation de vidéoconférences et préparation de l’équipement nécessaire
• Aide pour établir une déclaration de frais de voyage
• Travail bureaucratique habituel et organisation du bureau
• Courses et services
• Création de tableaux, de présentations
• Rédaction de procès-verbaux, de lettres et de factures
• Assistance lors d’exposés et de discours

Dans quels secteurs peut-on travailler ? Les réceptionnistes ou secrétaires travaillent notamment à la réception d’hôtels, restaurants, auberges et pensions. C’est là que se présentent d’abord les clients qui entrent dans un studio de fitness ou une agence de voyage. Dans les cabinets d’avocats, les clients sont souvent pris en charge par les secrétaires avant d’être reçus par leur avocat. Dans les théâtres, cinémas ou agences de publicité, on a également besoin d’une personne qui souhaite la bienvenue aux visiteurs, et dans les écoles, les secrétariats offrent leur assistance aux élèves et à leurs parents. Les réceptionnistes sont donc recrutés pour tous les secteurs. En quoi consiste le travail de réceptionniste ? Dans un hôtel ou une entreprise, la réception représente souvent le premier point de contact. C’est là que l’on a coutume d’accueillir les invités. On prend note des données les concernant et contribue à effectuer les étapes suivantes. Dans les entreprises, les réceptionnistes s’occupent des clients et des partenaires commerciaux qui attendent un rendez-vous. Dans les hôtels, il s’agit de saisir les données personnelles dans le système informatique, d’attribuer une chambre au client et de lui en donner la clé. Les réceptionnistes d’hôtel donnent également des renseignements sur les choses à voir et les manifestations à l’hôtel et dans la région. Ils réservent des excursions ou certains services à l’hôtel, par exemple l’utilisation du centre de bien-être ou de fitness. Dans un restaurant, l’employé de réception gère les réservations des tables et présente l’offre culinaire à des clients potentiels. Dans les cabinets de médecins, les réceptionnistes prennent en charge les patients, numérisent les cartes d’assurance, s’occupent d’organiser et de fixer des rendez-vous, gèrent les dossiers des patients et établissent des ordonnances. Combien peut-on gagner ? Les salaires et rémunérations de ce métier sont aussi variés que les domaines dans lesquels il s’exerce, et ne sont pas les mêmes dans tous les cantons. Le salaire brut est d’environ 4'300 à 5'600 CHF, en fonction des qualifications, de l’expérience et du secteur. Quelles sont les opportunités et les perspectives de carrière ? Pour s’élever à un poste de direction, il est possible de suivre des études de spécialiste en gestion ou de gestionnaire d’entreprise, ou encore une formation dans le domaine du management. Une formation continue sous la forme de séminaires, d’ateliers ou de cours de perfectionnement peut aussi encourager une promotion. Comme ce métier est très varié, on peut aussi mettre ses compétences au profit d’une carrière d’indépendant, par exemple en tant qu’organisateur d’événements ou que gérant de son propre hôtel. Pour qui ce métier est-il fait ? Pour travailler dans un secrétariat, il faut savoir gérer les situations de stress. Parfois, il faut faire plusieurs choses à la fois, prendre en charge les clients, rédiger un document et renseigner quelqu’un au téléphone. Il est important dans ces cas de rester calme et d’accorder à chaque tâche l’attention qu’elle mérite. Les situations difficiles ne sont pas rares, par exemple, lorsqu’un client se plaint ou qu’une chambre est louée à double. On doit, par ailleurs, avoir du plaisir à organiser des événements. D’une manière générale, une bonne organisation est la clé d’une réunion réussie. Beaucoup d’employeurs attendent également des secrétaires qu’elles soient prêtes à travailler durant le week-end, surtout dans les hôtels et les restaurants où les manifestations ont souvent lieu le week-end. La personne responsable de l’organisation doit bien sûr se trouver sur place pour répondre aux questions, guider les visiteurs à travers le programme et résoudre les problèmes éventuels. Il se peut aussi que le travail soit organisé en équipes, avec des horaires de nuit occasionnels ou réguliers. Par conséquent, les heures supplémentaires sont courantes dans ce métier. Il faut néanmoins être capable de projeter une image toujours sérieuse, sympathique et fiable – après tout, la réception est la face visible de l’entreprise et les clients qui s’y rendent souhaitent être reçus de façon professionnelle. Le ton des échanges verbaux doit être agréable. Dans un domaine plus pratique : il est également important de savoir utiliser un ordinateur et les programmes spécifiques au secteur, ainsi que l’équipement technique de l’entreprise. En général, les secrétaires sont responsables de l’entretien des appareils tels que l’imprimante et la photocopieuse, il faut donc pouvoir gérer les délais et les rendez-vous qui y sont associés. En conclusion, ceux qui aiment le contact avec les gens et qui savent bien s’organiser ont des chances de réussir dans ce métier.